(Version 18-02-2026)
- Introduction
La protection de vos données est une priorité pour nous. Cette politique vous informe sur la manière dont nous utilisons vos données et sur vos droits en conformité avec :
- le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – Règlement UE 2016/679).
- la Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
- Qui est responsable du traitement de vos données ?
La Free Clinic asbl, enregistrée sous le numéro d’entreprise 0412.433.904, dont le siège social est établi à Chaussée de Wavre 154/A – 1050 Ixelles, agit en qualité de responsable du traitement.
- Quelles données personnelles traitons-nous ?
Afin de vous accompagner efficacement dans les démarches et les prises en charge proposées par la Free Clinic (maison médicale, planning familial, services de santé mentale, Infor-droit, médiation de dettes, etc.), nous collectons et traitons différentes catégories de données personnelles. Cette section présente : les principales catégories de données susceptibles d’être traitées ; les finalités poursuivies ; et les bases juridiques sur lesquelles reposent ces traitements. Il s’agit d’une vue d’ensemble des traitements effectués par la Free Clinic à l’appui de ses missions médicales, sociales, juridiques et administratives.
- La Maison médicale
| Catégorie de traitement | Données concernées | Finalité | Base légale | Durée de conservation |
| Gestion administrative et facturation (rendez-vous, rappel, comptabilité) | Nom, téléphone, email, adresse, motif de consultation, pièces administratives, éléments de facturation | Organisation des rendez-vous, rappels, facturation et conservation comptable | Exécution d’un contrat / mesures précontractuelles (Art. 6(1)(b)) ; intérêt légitime pour rappels (Art. 6(1)(f)) | Données administratives : 5 ans ;
Pièces de facturation/ comptabilité : 10 ans ; si intégrées au dossier médical : 30 ans |
| Gestion du dossier médical et prise en charge | Nom, prénom, données médicales (antécédents, diagnostics, notes, prescriptions, résultats, etc.) | Qualité et continuité des soins | Obligation légale (Art. 6(1)(c) et 9(2)(h) RGPD) | 30 ans après le dernier contact. |
| Transmission aux professionnels de santé externes (pharmacies, laboratoires, hôpitaux) | Nom, prénom, données médicales | Prescription, analyses médicales, coordination des soins | Obligation légale (Art. 6(1)(c) RGPD) | Les données sont transmises aux destinataires, qui les conservent selon leurs propres obligations légales |
| Transmission aux assurances et organismes sociaux | Nom, prénom, données médicales | Remboursement des soins et reconnaissance d’un handicap | Consentement (Art. 6(1)(a) RGPD) | Les données sont transmises aux destinataires, qui les conservent selon leurs propres obligations légales |
| Données de prévention / statistiques anonymisées | Données agrégées anonymisées | Suivi d’activité, évaluation des actions de prévention | Intérêt légitime (Art. 6(1)(f) RGPD) | Conservées tant que nécessaires à la finalité |
- Le centre de planning familial
| Catégorie de traitement | Données concernées | Finalité | Base légale | Durée de conservation |
| Gestion administrative et facturation (rendez-vous, rappel, comptabilité) | Nom, téléphone, email, adresse, motif de consultation, pièces administratives, éléments de facturation | Organisation des rendez-vous, rappels, facturation et conservation comptable | Exécution d’un contrat / mesures précontractuelles (Art. 6(1)(b)) ; intérêt légitime pour rappels (Art. 6(1)(f)) | Données administratives : 5 ans ;
Pièces de facturation/ comptabilité : 10 ans ; si intégrées au dossier médical : 30 ans |
| Création et gestion du dossier médical de l’usager | Identité, coordonnées, antécédents médicaux, diagnostics, prescriptions, résultats d’examens, notes de consultation | Soins médicaux, santé sexuelle, contraception, suivi médical, soutien psychologique, conseil familial et sexologie. | Exécution d’un contrat / mesures précontractuelles (art. 6(1)(b) RGPD et 9(2)(h) RGPD) | 30 ans après le dernier contact. |
| Données de prévention / statistiques anonymisées | Données agrégées anonymisées | Suivi d’activité, évaluation des actions de prévention | Intérêt légitime (Art. 6(1)(f) RGPD) | Conservées tant que nécessaires à la finalité |
- Le service de santé mentale
| Catégorie de traitement | Données concernées | Finalité | Base légale | Durée de conservation |
| Gestion administrative et facturation (rendez-vous, rappel, comptabilité) | Nom, téléphone, email, adresse, motif de consultation, pièces administratives, éléments de facturation | Organisation des rendez-vous, rappels, facturation et conservation comptable | Exécution d’un contrat / mesures précontractuelles (Art. 6(1)(b)) ; intérêt légitime pour rappels (Art. 6(1)(f)) | Données administratives : 5 ans ;
Pièces de facturation/ comptabilité : 10 ans ; si intégrées au dossier médical : 30 ans |
| Création et tenue du dossier clinique et thérapeutique de l’usager | Identité, coordonnées, antécédents, diagnostics, notes de séance, bilans psychologiques, tests, traitements, ordonnances, consentements | Garantir la qualité, la continuité et la traçabilité des soins psychologiques et psychiatriques ; suivi thérapeutique | Exécution d’un contrat (Art. 6(1)(b) RGPD et 9(2)(h) RGPD) ; Obligation légale (Art. 6(1)(c) RGPD) | 30 ans après le dernier contact |
| Intervention de crise et mesures de protection | Protection immédiate du patient ou de tiers, coordination d’une prise en charge d’urgence | Protection immédiate du patient ou de tiers, coordination d’une prise en charge d’urgence | Nécessité pour la protection des intérêts vitaux (Art. 6(1)(d) RGPD) et traitements nécessaires pour soins (Art. 9(2)(h)) ; obligations légales éventuelles | Conservées tant que nécessaire à la gestion de l’incident puis archivées selon la finalité (conservation probatoire limitée) |
| Références et coordination avec professionnels externes | Identité, coordonnées, éléments cliniques strictement pertinents pour la continuité des soins | Transmission pour concertation, orientation, relais thérapeutique | Traitement nécessaire à la prise en charge (Art. 6(1)(b)) et Art. 9(2)(h) ; ou consentement explicite si exigé | Transmises aux destinataires ; conservation par la Free Clinic : 30 ans si intégrées au dossier. Les destinataires conservent selon leurs obligations légales. |
| Données de prévention / statistiques anonymisées | Données agrégées anonymisées | Suivi d’activité, évaluation des actions de prévention | Intérêt légitime (Art. 6(1)(f) RGPD) | Conservées tant que nécessaires à la finalité |
- Le service d’aide sociale, juridique et médiation de dettes
| Catégorie de traitement | Données concernées | Finalité | Base légale | Durée de conservation |
| Gestion administrative et facturation (rendez-vous, rappel, comptabilité) | Nom, téléphone, email, adresse, motif de consultation, pièces administratives, éléments de facturation | Organisation des rendez-vous, rappels, facturation et conservation comptable | Exécution d’un contrat / mesures précontractuelles (Art. 6(1)(b)) ; intérêt légitime pour rappels (Art. 6(1)(f)) | Données administratives : 5 ans ;
Pièces de facturation/ comptabilité : 10 ans. |
| Constitution et gestion du dossier social/juridique de l’usager | Identité, coordonnées, situation familiale, revenus, charges, documents justificatifs, éléments relatifs aux dettes, données bancaires. | Évaluation de la situation, ouverture du dossier, suivi de l’accompagnement | Exécution d’un contrat (Art. 6(1)(b)); données sensibles : Art. 9(2)(h) ou consentement | 10 ans après fin de l’accompagnement |
| Aide juridique (conseils, démarches, orientation) | Identité, coordonnées, motif de la demande, pièces juridiques, notes d’entretien | Fournir un avis, accompagner dans les démarches, orienter vers les services compétents | Exécution d’un contrat (Art. 6(1)(b)); transmission externe : consentement (Art. 6(1)(a)) | 10 ans après clôture du dossier |
| Médiation de dettes | Identité, coordonnées, dettes, créances, preuves de dettes, plans de paiement, échanges avec créanciers | Analyse des dettes, négociation, élaboration d’un plan, prévention du surendettement | Exécution d’un contrat (Art. 6(1)(b)) | 10 ans après clôture du dossier |
| Échanges avec partenaires externes (CPAS, créanciers, services sociaux, avocats, organismes publics) | Identité, données strictement nécessaires au dossier | Coordination, continuité du suivi, obligations légales | Exécution d’un contrat (Art. 6(1)(b)); obligation légale (Art. 6(1)(c)); ou consentement | Conservation interne : 10 ans ; les destinataires conservent selon leurs obligations |
| Données de prévention / statistiques anonymisées | Données agrégées anonymisées | Suivi d’activité, évaluation des actions de prévention | Intérêt légitime (Art. 6(1)(f) RGPD) | Conservées tant que nécessaires à la finalité |
- Les collaborateurs de la Free Clinic
| Catégorie de traitement | Données concernées | Finalité | Base légale | Durée de conservation |
| Recrutement | CV, lettre de motivation, coordonnées, diplômes, évaluations d’entretien | Sélection, gestion des candidatures | Nécessité précontractuelle (Art. 6(1)(b) RGPD) | Durée de la relation de travail + 5 ans
Jusqu’à 24 mois pour les candidatures non retenues |
| Gestion administrative du personnel | Nom, adresse, n° d’identification sociale, coordonnées, RIB, contrat, éléments de paie | Exécution du contrat de travail, paie, déclarations sociales | Exécution du contrat (Art. 6(1)(b) RGPD) | Durée de la relation de travail + 5 ans |
| Gestion des absences et temps de travail | Horaires, pointage, congés, certificats médicaux | Gestion RH, paie, conformité (sécurité, assurances) | Obligation légale (Art. 6(1)(c) RGPD) | Durée de la relation de travail + 5 ans |
| Santé au travail (médecine du travail) | Données de santé liées à l’aptitude, certificats médicaux | Respect des obligations légales en matière de santé et sécurité | Obligation légale (Art. 6(1)(c) RGPD) | Les données sont transmises au partenaire, qui les conservent selon ses propres obligations légales |
| Contrôle d’accès, emails professionnels, postes informatiques | Identifiants, journaux d’accès, logs, usage des outils professionnels | Sécurité, prévention des abus, gestion des comptes | Intérêt légitime (Art. 6(1)(f) RGPD) | Blocage/suppression des comptes au départ du salarié ; logs archivés selon besoin probatoire puis effacés. |
- Les utilisateurs du site internet freeclinic.be
| Catégorie de traitement | Données concernées | Finalité | Base légale | Durée de conservation |
| Journalisation technique | technique Adresse IP, User-Agent (navigateur, OS), date/heure, pages consultées | Assurer la sécurité du site, détection et prévention des abus | Intérêt légitime (Art. 6(1)(f) RGPD) | Jusqu’à 1 an, sauf en cas d’incident de sécurité (conservation prolongée possible) |
| Cookies nécessaires | Identifiant technique de session, préférences de navigation | Permettre le bon fonctionnement et l’affichage du site | Intérêt légitime (Art. 6(1)(f) RGPD) | Durée de la session |
| Intégration (Google Maps, Google Webfont Youtube, Facebook) | Adresse IP, infos techniques du navigateur, paramètres d’affichage de la carte, identifiants de session Google | Affichage de la carte interactive, fourniture des tuiles et services cartographiques par Google | Consentement explicite de l’utilisateur (Art. 6(1)(a) RGPD) | Durée de la session et jusqu’à 12 mois |
- Avec qui partageons-nous vos données ?
L’ASBL peut être amenée à transférer des données personnelles à des tiers dans le cadre de ses activités. Ces transferts, reposant sur différentes bases légales du RGPD et étant toujours effectués conformément au principe de minimisation, se font avec :
- Partenaires institutionnels : Réseau e-Santé, mutuelles, laboratoires, hôpitaux, pharmacies, plannings familiaux, services sociaux, CPAS, ACTIRIS, Fonds Maribel et Impulseo II, FEDASIL, , etc.
- Associations partenaires : Centre d’appui médiation de dettes, Centre Social Protestant (CSP), Médecins Sans Frontières, Habitat et Rénovation, Centre Coopératif de l’Éducation Permanente (CCEP), et autres associations partenaires.
- Destinataires légaux et judiciaires : tribunaux et autorités judiciaires, mandataires légaux de la personne (avocats, tuteurs, représentants légaux), services sociaux ou CPAS lorsque nécessaire et légalement justifié.
- Sous-traitants et prestataires de services : fournisseurs de services informatiques, hébergeurs de données, prestataires de services de communication ou d’envoi de courriers, dans le cadre de la gestion administrative et technique des services.
- Organismes de contrôle et de régulation : autorités de protection des données, instances de régulation du secteur de la santé et du social, dans le cadre de leurs missions de contrôle et de conformité.
Nous utilisons des moyens sécurisés pour ces échanges (serveurs sécurisés, plateforme eHealth…).
- Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
- Droit d’accès : Vous pouvez obtenir la confirmation que nous traitons vos données personnelles et, le cas échéant, accéder à ces données ;
- Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes vous concernant ;
- Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : Sous certaines conditions, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles ;
- Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez demander que le traitement de vos données soit restreint, par exemple en cas de contestation de l’exactitude des données ;
- Droit d’opposition : Vous pouvez vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données, notamment pour de la prospection ou si le traitement est fondé sur un intérêt légitime ;
- Droit à la portabilité : Vous pouvez recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement ;
- Droit de retirer votre consentement : Si le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Pour exercer ces droits, contactez-nous par écrit ou par email :
Free Clinic asbl
Chaussée de Wavre 154/A – 1050 Ixelles
dpo@freeclinic.be | https://www.freeclinic.be
Vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
contact@apd-gba.be | https://www.autoriteprotectiondonnees.be
- Comment protégeons-nous vos données ?
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées, incluant : contrôle d’accès, authentification renforcée, chiffrement des sauvegardes et des échanges sensibles, pseudonymisation lorsque cela est possible, gestion fine des droits d’accès, journalisation des connexions, sauvegardes sécurisées et formation régulière du personnel. Les accès sont strictement limités aux besoins opérationnels et assortis d’une obligation de confidentialité.
- Cookies et traceurs
Notre site internet utilise des cookies pour améliorer l’expérience utilisateur, assurer le bon fonctionnement de notre site web, et permettre certaines fonctionnalités (ex. : choix de langue, formulaires, affichage de cartes, etc.) :
| Type de cookie | Finalité | Durée de conservation | Consentement requis |
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| Cookies essentiels – Tarteaucitron | Bannière de gestion du consentement | 30 jours | Non |
| Cookies tiers – Google Maps | Affichage de cartes et mémorisation des préférences de navigation | Variable selon Google (12 mois) | Oui |
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- Mise à jourde cette politique
Cette politique de protection des données peut être adaptée afin de tenir compte d’évolutions réglementaires ou organisationnelles. La date de la dernière mise à jour figure en en-tête du document.
En cas de modification substantielle (notamment concernant les finalités, les catégories de données traitées ou les destinataires), les personnes concernées seront informées par les canaux de communication habituels de l’ASBL.
La version la plus récente fait foi et remplace toutes les versions antérieures.
